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會前的策劃和研究工作
    最初的策劃和研究階段是會議成功的基本階段。它是各種活動的重要組成部分。在這一階段所出現的任何失誤或輕視,在以后都難于彌補。因而需要慎之又慎,在一開始,就要做到:
      你作為策劃者,要有一定的自主權。你對預算的控制程序如何?一個建議是:從戰略上加以思考,并索要你認為可以不要的更多自主權。一個會議組織者必須核實高層人員(或者更糟,某個委員會)的茶憩時間和對點心的選擇,并永遠是一個精打細算的人(cary,2000)。
    最初的策劃階段,也是必須制定會議的廣泛目標的時候。會議的目標因活動的不同而有所不同。例如,對于公司銷售的會議,其主要目標可能是展示新產品,引進一種新的獎勵機制,論功行賞、鼓勵他們達到更高的目標,抑或通知他們重新劃分銷售區域。美國玫瑰養植協會(眾所周知已經不存在!)的年度大會的主要目標,就是交流玫瑰的新品種或展示新型農藥的效用,以及習題地吸引觀眾,謀取利潤。Fisher(1998)援引了一次FMCG(快速變動的消費品)會議所設定目標的盒子:
      * 講座未來的戰略;
      * 促進與會人員相互認識;
      * 通過該集團的大的方向;
      * 交流可共享的和令人難忘的經驗
      目標應該簡明扼要、并可以測度:例如,對于只是“發布一種新的產品X”的銷售會議,目標是很難測度的,但“針對全部面對客戶的人員,交流新產品X的市場定位,目標客戶,分工、效益和價格結構”卻是可以測度的。然而,重要的不是制定過多的目標,因為那樣會將與會人員和演講人搞得暈頭轉向。
      這些廣泛的目標應該以對會議的6個W的劉華秋,即WHO(參加會議的人是“誰”)、WHAT(是“什么”類型的會議)、WHEN(“什么時候”開會)、WHERE(“在什么地方”開會)、WHY(“為什么”開會)和HOW(“怎樣”處理會務工作)。
    WHO(參加會議的人是“誰”)
      會議的策劃必須考慮誰來參加會議,要邀請多少人來參加,預期參加會議有多少人(主要為了做預算)。是否要邀請與會代表的陪同人員?可能有特殊的貴賓嗎?包括傳媒的代表嗎?有海外代表參加嗎?如果有,那么是否需要提供翻譯設施呢?
    此外,還要關照演講人,他們是在大會上發言,還是作研討會或分會的主持人。從外部邀請演講人嗎?對他們是否需要會費以及有旅游消費?
      “誰”中還應該包括組織團體。它可能只是一個人,也可能是一個專門小組,其中還可能為中介代理。如果是一個團體,并不一定其中全部的人都從會議的初始策劃階段一直參與到會后的評價,但卻要從一開始就考慮他們將要參加的程度、活動越復雜、參與組會的人越多、則越需要某種嚴格的路徑分析,從而做到按合理的次序并在合理的時間框架之內,來策劃活動的順序。
      這時還要考慮這個會議是在公司內召開(利用某組織自己的人力資源和設施),還是在外邊找地方,由專業會議組織者(PCO)承辦。PCO可以承辦會議的全部管理工作。如果決定承包給一家PCO來承辦,一般要準備一個“招標”文獻,上面要盡可能地提供更多的信息,以便讓受委托的PCO能夠做出舉辦這次活動的詳細的提案。在招標文獻中,不僅要給出本章后面“尋找和選擇會議地點”一節中所列出的各種信息,還要說明:
      * 目標觀眾和怎樣找到他們;
      * 可能的最終參加人數;
      * 怎樣確認演講人(即,是采取邀請還是采取提交論文的方式),演講人的數量和簡介(好專家的研究工作概況或這些人目前正在參與的工作項目);
      * 打印資料和會議中所使用的外國語種的數量;
      * 所需要的贊助的水準和性質;
      * 會議同時是還展覽;
      * 與會人中的消費能力;
      * 該活動的歷史情況;
      * 邀請了多少家PCO公司提供服務。
    上面的條款主要針對的是全國性的或國際性的協會和科學會議,不 適用于公司類會議。
      如果決定找一家PCO承辦這次會議,那么,在選擇PCO時一定要分外耐心。在許多國家,仍然存在著這樣的情況,即無須經過正式的培訓、無須有上崗的資格和從業經驗,任何人都可以經營PCO業務(有關該產業還不成熟的進一步的情況)。如果選擇的是一家沒有經驗或者工作效率很差的PCO,顯而易見會給客戶、與會代表和會議地點造成不良的影響,從而使他們的聲譽受損,而他們自己卻沒有過錯。建議列出一個簡表,只考慮那些是專業協會的會員 和已經為實踐證明具有承辦能力(和已被其他滿意客戶明確證明了的)的PCO專業團體,例如IAPCO和ABPCO,都能為其會員提供專業水平的證明。
    WHAT(是“什么”類型的會議)
      擬召開什么類型的會議?是公司類活動還是協會類活動?是管理靜修會、培訓會還是獎勵會?是一次向與會報告某科學領域或醫學領域新進展的會議嗎?是面向交易商和貿易傳媒的新聞發布會 是其他類型的活動?是與會人員只是被動地出耳朵聽,還是有高度的參與性,有可能參加建設和或戶外活動嗎?
      會議準備向外傳遞哪種信息?組織者對此可能沒有控制權,因為該事宜 由高級經理或某組織的“會議委員會”來決定的,但組織者必須對此有清晰的了解。
    WHEN(“什么時候”開會)
      會議召開的時間是另一個需要考慮的重要問題。會議策劃和準備時間不足的問題常常出現。會議組織者常常只是得到一個會議擬訂召開的日期,并被要求保證準時開會。他們無權參與決策,即便他們的看法很重要。特別是公司會議,經常 “會議前期準備時間”不足。或許這是要求進一步改進工作的一種反映,需要將會議和活動的組織者的地位提高到某組織的高層管理人員的水平上。如果活動沒有舉辦成功,那么,則是公司被搞得聲名狼藉,而不單單是會議組織者的聲譽受損。
      如果開會的日期比較靈活,那么可能會有助于確保從被選中的會議地點拿到盡可能好的優惠。也就是說,如果選擇的開會日期有助于會議地點獲得最大的收益,那么,它就更有可能提供優惠。
      在開會時間上,還應該考慮與會人員的日常工作。與此同時或在該時間前后,是否還有其他的活動會影響與會人員的數量呢?這個會議是在工作繁忙的時候哐或在假期抑或冬季召開嗎?如果是,那么,這些因素的影響會怎樣?
    WHERE(“在什么地方”開會)
      會議地點應該在前期就確定下來,無論是從廣義上來說,例如洲、國家,是某個地區,還是更為確切的地點,例如紐約、諾丁漢,或者“距巴黎20英里的半徑之內”。在決定理想的開會地點是時,要優先考慮交通是否便利(除非該活動要求標新立異)。如果大多數代表都乘火車,則舉辦地最好在鐵路主干線上的火車站的附近,否則就必須提供完善的地面交通安排。
      如果是國際性的活動,與會人員都乘飛機,那么選擇一個距離國際機場車程比較適合的會議地點至關重要(一般,從機場出口出發,駕車時間不超過1-2個小時)。在飛機上坐了很多小時,然后還要在國內坐幾個小時的汽車才能到達開會的地點,對于聲望顯赫的會議來說,這可不是一個成功的開始。
      組織該活動是否需要一個特殊的提供住宿的會議地點呢?是不是有選擇特殊地點的余地?與會議的主題有否聯系?
    會議地點可能并不是由組織者來選擇確定的。他們只是被告知會議應在一個特殊地點來舉辦,或者該會議是按照一種常規的順序輪渡在特殊的舉辦地和會議地點召開的。組織者的作用不過是列出可能的會議地點的清單,供其他人來做出選擇。
    WHY(“為什么”開會)
    Maitland(1996)指出:
      理所當然,“為什么開會”是在這個階段需要提出的最為重要的問題。請不要忽視或低估這個問題。如果你要做好計劃,就必須能夠很好地解答這問題。“因為我們總是在每年的這個時間這樣做”是一個論據充分的理由嗎?如果真是由于這個原因開會的話,那可要浪費掉大量的時間和財力了。你舉辦會議的目的,是因為會議是采用一種友好的和個性化的方式,向許多人傳遞你的重要信息的最快捷和最容易的方式嗎?這的確是一個良好的想法。如果會議確實有必要,則應該慎之又慎。此外,還有更為節省時間和節省花銷的方式能夠達到相同的目的嗎――例如,如果利用銷售報告、宣傳冊或新聞報道行不行呢?
    HOW(“怎樣”處理會務工作)
      會議召開的形式和期限也是極為重要的因素,它將影響以前的某些考慮。需要有多個分會會議室以及禮堂,外加展覽區和接待區的活動,就比只需要一個能容納75人的禮堂式的會議室 的活動,選擇余地要小得多。會議期限也會影響到會議地點的 選擇、消費標準、住宿要求和其他因素。為了擴大參加會議的人數,使用視頻會議技術或衛星會議,或者嘗試一下網絡廣播的好處,也許效果會更好些。
    “會務工作”要充分考慮活動的組織方式,以適應公司的整體營銷或培訓計劃。如果是一個會員制的組織,例如專業協會或工會,那么,這次會議對與會人員的溝通會起到什么作用呢?能夠方便會員之間的接觸嗎?有沒有方法對此做出改進呢?
      Fisher(1998)提供了許多組織活動時所采用的其他方式,不能一一加以介紹。他介紹了邀請的過程、對與會人員的接待、旅游及物流安排、休息和午休的充分利用、過夜住宿的處理、正確地對等貴賓、會議的飲食服務的有效地管理,以及在海外舉辦會議的組織工作。
    會議組織者還必須對其活動做出風險評估,并擬訂對可能出現的緊急事故的處理計劃。
      風險評價的結果必然要求對會議采取保險措施。當前,已經有許多專門的活動保險提供者,從事全球范圍的保險工作。

2015年6月3日

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